Dass Vorgesetzte und Mitarbeiter_innen miteinander sprechen, sollte selbstverständlich sein. Wozu brauchen wir dann eine Dienstvereinbarung über verpflichtende Jahresgespräche?
Jahresgespräche sind ein Werkzeug der Personalentwicklung. Das Jahresgespräch wird auf Augenhöhe zwischen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und direkter Führungskraft geführt. Losgelöst von der täglichen Arbeit soll im Gespräch die zurückliegende Zeit betrachtet und nach vorne schauend über die Erwartungen gesprochen werden.
Die im April 2016 abgeschlossene Dienstvereinbarung regelt, wie die Gespräche in den Dienststellen konkret durchzuführen sind. Inhalte und Rahmenbedingungen sind festgeschrieben. Die Dienstvereinbarung wird ergänzt durch einen Leitfaden, der sowohl Vorgesetzte als auch Mitarbeiter_innen bei der Vorbereitung und Durchführung der Gespräche unterstützt.
Im Gespräch wird das zurückliegende Arbeitsjahr betrachtet. Welche Aufgaben konnten gut wahrgenommen werden oder auch nicht? Welche Hemmnisse gab es? Wichtig ist, dass beide Seiten ihre Eindrücke gleichberechtigt schildern können. Themen können beispielsweise die Arbeitsorganisation, die Führung und Zusammenarbeit, aber auch Einschätzungen der Arbeitsleistungen und Entwicklungs- und Veränderungsperspektiven sein. Welche Fortbildung kann hilfreich sein? Welche neuen Aufgaben sind in der nächsten Zeit zu erwarten? Nur wenn von den Mitarbeiter_innen gewünscht, kann auch über die Vereinbarkeit von Beruf und Familie gesprochen werden.
Das Gespräch wird mit den direkten Vorgesetzten unter vier Augen geführt. Falls eine andere Person das Gespräch führen soll, müssen diese Ausnahmen mit dem Personalrat abgestimmt werden. Die Initiative für das Gespräch geht von den Vorgesetzten aus.
Ein wertschätzendes Gespräch zwischen Mitarbeiter_innen und Vorgesetzten sollte selbstverständlich sein. Im beruflichen Umfeld wird jedoch überwiegend über das Tagesgeschäft, die Aufgabenerledigung gesprochen. Die Situation der Mitarbeiter_in im Arbeitszusammenhang findet da oft kaum Raum. Gerade da, wo die Kommunikation zwischen beiden Seiten nicht gut funktioniert, Unausgesprochenes in der Luft hängt, kann das Jahresgespräch helfen, wieder zusammen zu kommen. Da können sich weder Vorgesetzte noch Mitarbeiter_innen aus dieser Pflicht herausreden. Konflikte stören den Arbeitsfrieden und machen im schlimmsten Fall krank. Mit dem Jahresgespräch eröffnen sich neue Möglichkeiten zur Verbesserung der Situation.
Die Gesprächsinhalte sind vertraulich und werden schriftlich festgehalten. Beide Seiten unterschreiben das Dokument und bewahren es unzugänglich auf. Es kommt nicht in die Personalakte!
Das ist in § 9 der Dienstvereinbarung geregelt. Als Mitarbeiter_in hat man die Möglichkeit, eine dritte Person zum Gespräch hinzuzuziehen. Das können Personalrat, Frauenbeauftragte, Schwerbehindertenvertretung oder andere Vertrauenspersonen sein.
Die Dienststelle erstellt eine Planung, wann und wie die Gespräche durchgeführt werden. Dazu ist es erforderlich, dass die Führungskräfte geschult werden und alle Beschäftigten über die Dienstvereinbarung und die sie betreffenden Abläufe informiert werden. Alle nehmen teil, von der Hausspitze bis zur Sachbearbeitung.
Ich kann nur empfehlen: Gehen Sie offen in die Gespräche. Bereiten Sie sich sowohl als Mitarbeiter_in und auch als Vorgesetzte_r gut darauf vor. Ein entsprechender Vorbereitungsbogen ist im Leitfaden zu finden. So haben Sie die besten Chancen, gemeinsam Ihre Zusammenarbeit zu verbessern und die berufliche Entwicklung zu fördern.
Nachzulesen ist die Dienstvereinbarung und der Leitfaden auf der Internetseite des Gesamtpersonalrats (www.gpr.bremen.de) unter dem Menüpunkt Dienstvereinbarungen.
Karen Vogel-Krawczyk